Принципы управления распределенной командой

Управление удаленным коллективом требует особых навыков и принципов. Важно обеспечить результативное функционирование команды и достижение поставленных задач.

Какие же принципы следует преследоваться при управлении организацией при распределенной работе?
1. Взаимоотношения и обратная связь.
2. Доверительные отношения и прозрачная деятельность фирмы.
3. Поддержка внутри коллектива.
4. Понятные цели с измеримыми результатами.
5. Программы и техническое оборудование.
6. Баланс между личной жизнью и трудом.
7. Обязательность и лидерство.

В целом, руководство распределенными отделами организации требует учета множества факторов и применения определенных принципов. Эффективная коммуникация, открытость, сотрудничество, понятный план, техническое обеспечение рабочего места, баланс труда и отдыха, а также лидерство и ответственность - все это ключевые компоненты успешного руководства удаленной компанией. Далее рассмотрим подробнее каждый из этих принципов управления.
ит аутсорсинг

Обратная связь на предприятии

Создание эффективного взаимодействия и обратной связи - это основной пункт успешной деятельности удаленной компании. При удаленке немаловажно создать структуру и инструменты для своевременного и качественного обмена информацией. Конечно же, думая про свою организацию, нельзя забывать про аутсорсинг, например ИТ-аутсорсинг или бухгалтерию.
Они также находятся не в вашем офисе и большинство из них поддерживает обратную связь с вами. А если этого нет, то нужно сохранять систему взаимодействия таким образом, чтобы вы могли видеть эффект от деятельности аутсорсинга.
  • Программы для качественного взаимодействия

    Первым шагом считается выбор подходящих коммуникационных инструментов. В настоящее время существует множество приложений и платформ для коммуникации удаленного персонала, таких как Slack, Microsoft Teams, Zoom и другие. Нужно выбрать тот инструмент, который наилучшим образом соответствует потребностям вашей фирмы и обеспечивает надежное и удобное общение.
  • Регламенты по обратной связи

    Второй шаг представляет собой установление ясных правил и регулярности коммуникации. Определите, какие информационные каналы использовать для различных видов коммуникации, например, использование чата для быстрой обратной связи и видеоконференций для обсуждения более сложных вопросов. Также установите четкое расписание встреч, чтобы все исполнители знали, когда и как они должны ожидать информацию или обратную связь.
  • Проактивность сотрудников компании

    Третьим весомым шагом приходится активное и продуктивное участие всех членов коллектива в обсуждении и обмене информацией. Возможно, понадобится применение различных методов стимулирования обратной связи, например, проведение регулярных "мозговых штурмов" или использование анонимных опросов, чтобы выявить проблемы и предложить улучшения.
Кроме того, создание открытой и поддерживающей атмосферы в организации оказывается немаловажной частью эффективного общения. Поощряйте открытые диалоги, выслушивайте мнения и идеи каждого и создавайте атмосферу взаимного доверия. Это поможет улучшить связь и привести к более успешным результатам деятельности компании.
Наконец, не забывайте об оценке эффективности взаимодействия. Проводите регулярные опросы, чтобы выяснить, какие аспекты коммуникации можно улучшить. Используйте полученные данные для внесения корректировок и улучшения процесса коммуникации в вашей фирме.

Прозрачность и взаимодоверие

Формирование открытости и доверия в коллективе представляется веским аспектом при удаленке.

В отсутствие физической близости, неформальных разговоров и спонтанных встреч, нужно активно и систематически строить среду, которая способствует уверенности исполнителей и открытому общению.

  • Регулярные встречи 1-1

    Проведение регулярных встреч в формате 1-1 - это один из вариантов установить контакт с каждым трудящимся и создать пространство для открытого обсуждения. Эти встречи вправе быть посвящены разговору о текущих проектах, ролевых ожиданий и честного разговора между руководителем и сотрудником. Важно поддерживать атмосферу доверия и убеждаться, что каждый член коллектива имеет возможность выразить свои мысли и поставить на обсуждение любые проблемы.
  • Неформальные пятничные встречи вне офиса

    Пятничные встречи в формате неформальных разговоров или просмотра фильмов способствуют укреплению взаимоотношений и созданию командного духа. Это время для свободного общения, без связи с конкретными поручениями. Такие неофициальные встречи помогают снять напряжение, создать уютную и непринужденную атмосферу, а также поддерживать связь между коллегами.
  • Групповые обсуждения

    Разработка и проведение групповых обсуждений и "мозговых штурмов" также помогает в развитии недвусмысленности и открытости. Предоставьте возможность каждому работнику выразить свое мнение, задать вопросы и поделиться идеями. Активное привлечение всех участников коллектива к обсуждению актуальных проблем позволяет строить доверие и обеспечивает прозрачность процесса принятия решений.
  • Уважение мнения сотрудников

    Необходимо также создать канал для конструктивной обратной связи. Нужно, чтобы каждый удаленщик чувствовал, что его мнение ценно и уважается. Предоставьте возможность выражать свои мысли и предлагать улучшения в командных процессах, и вместе прорабатывайте пути решения насущных проблем.
Кроме того, разделите информацию в организации таким образом, чтобы она была доступной для всех представителей фирмы. Используйте общий репозиторий или хранилище данных, в котором персонал получит доступ к необходимой информации. Это способствует открытости и предоставляет равные возможности для всех членов коллектива.
Создание взаимодоверия при удалёнке требует активного участия всех участников. Регулярные встречи 1-1, неформальные встречи, групповые обсуждения и фидбек - все это способы укрепить связь и обеспечить эффективное сотрудничество. Актуально создать открытую атмосферу, в которой каждый чувствует себя важным и услышанным.

Важность взаимовыручки в коллективе

Поддержка и взаимовыручка в команде являются критическими факторами успешной распределенной работы. Расстояние и отсутствие личной встречи могут усилить чувства усталости, изоляции и выгорания у членов коллектива.
Руководитель обязан обращать внимание на знаки выгорания и предоставлял помощь в сложные моменты.
  • Внимание к настроению удаленщиков

    Первым шагом считается осознание и признание стрессовых факторов удаленки. Руководитель должен быть внимателен к изменениям настроения и поведения. Появление усталости, нежелания общаться, закрытости или признаков переработки чаще всего оказываются сигналами о проблемах, требующих внимания.
  • Индивидуальные встречи с эмоциональным разговором

    Немаловажно создать открытую и поддерживающую атмосферу, в которой участники команды свободно обсуждают свои эмоции и проблемы. Регулярные индивидуальные встречи помогут установить контакт с каждым участником и предоставят возможность выразить свои заботы и беспокойства. Руководитель обязан быть готов к открытому и эмоциональному разговору, проявлять понимание и помощь.
  • Гибкий график работы

    Разработка гибкого графика труда поможет предотвратить перегрузку и уменьшит риск выгорания. Руководителю требуется принимать во внимание возможности для отдыха и восстановления. Нужно поощрять удаленщиков к самоуходу и предотвращать постоянную переработку.
  • Проведение тренингов по психологическому благополучию

    Взаимоподдержка внутри коллектива также включает проведение обучающих сессий и тренингов по поддержанию психологического благополучия и эффективной деятельности на удалёнке. В таких сессиях участники способны получить практические навыки по управлению стрессом, коммуникации и установлению границ.
  • Привлечение удаленщиков к общим проектам

    Руководитель обязан поощрять взаимопомощь и коллаборацию в коллективе. Это включает налаживание партнерских групп, где участники могут обсуждать свои проблемы и искать совета и помощи друг у друга. Также нужно активно привлекать участников коллектива к общим проектам и поручениям, что способствует развитию чувства сопричастности и взаимной ответственности.

Понятные цели

В удаленной командной деятельности, установление ясных задач является определяющим фактором для достижения успеха и предотвращения выгорания. Отсутствие понятных направлений часто приводит к неопределенности, путанице и снижению мотивации кадров. Для этого рекомендуется использовать схему SMART при постановке целей.
SMART - это акроним, который описывает пять веских аспектов постановки задач: Specific (конкретные), Measurable (измеримые), Achievable (достижимые), Relevant (релевантные) и Time-bound (со сроками).
  • Конкретные

    Конкретные цели определяются в четкой и понятной форме. Вместо общих заданий типа "увеличение продаж" или "расширение рынка", цели надлежат быть сформулированы точнее, например, "увеличить продажи на 10% в следующем квартале" или "привлечь 1000 новых клиентов до конца года". Такие конкретные цели помогут команде иметь ясное представление о том, что от них ожидается.
  • Измеримые

    Измеримые задания означают, что их следует сделать поддающимися измерению и оценке. Четкие критерии и метрики позволят трудящемуся отслеживать свой прогресс и понимать, достигли ли они поставленных целей или нет. Например, "увеличить конверсию продаж с 2% до 5%" - это цель, которую можно измерить и оценить.
  • Достижимые

    Достижимые цели следует делать реалистичными и основываться на доступных ресурсах и возможностях персонала. Поставка нереалистичных или недостижимых целей вполне вероятно приведет к разочарованию и выгоранию. Нужно учитывать ограничения и возможности команды при постановке вопросов.
  • Релевантные

    Релевантные цели должны иметь прямое отношение к общим планам предприятия. Их следует делать значимыми и иметь влияние на ее успех. Задачи, которые не соответствуют связанным проектам или стратегиям, отвлекают работников от основных планов и миссии.
  • Ограниченные по сроку

    Ограничение срока предоставляет исполнителям ясное представление о временных рамках для достижения. Это помогает повысить осознанность времени и сфокусировать усилия на конкретных проблемах. Устанавливая четкие сроки, удаленщики становится более организованной и успешной.
Установка очевидных ориентиров с использованием схемы SMART позволяет вашему персоналу быть более организованным, мотивированным и результативным. Это помогает избежать неопределенности и путаницы, а также предотвращает выгорание удаленщиков.
Руководитель отдела обязан быть осведомлен о всех аспектах SMART и помогать своим подчиненным сформулировать достижимые и релевантные цели с конкретными сроками.

Установка измеримых результатов деятельности

Особенно немаловажно требовать только измеримые ожидания от исполнителей. Это позволяет установить четкие ожидания и объективно оценивать выполненные задачи сотрудников.
Руководитель отдела обязан быть осведомлен о всех аспектах SMART и помогать своим подчиненным сформулировать достижимые и релевантные цели с конкретными сроками.
  • KPI для отдела

    Одним из способов измерения результатов трудящихся являются ключевые показатели эффективности (KPI). KPI устанавливаются на основе конкретных целей и позволяют оценить достижение результатов. Например, для продажного отдела KPI устанавливается в виде числа заключенных сделок или общей выручки. Необходимо выбрать такие KPI, которые отражают веские аспекты процесса создания продукта или услуги предприятия и могут быть измерены.
  • Оплата за выполнение плана

    Оплата за выполнение плана является еще одним способом стимулирования команды и требования измеримых результатов. Это включает бонусы или премии за достижение определенных показателей или ориентиров. Установление конкретной системы вознаграждения, которая связана с измеримыми ожиданиями, создает стимул для сотрудников работать эффективно и достигать поставленные задания.
  • Отчетность по прогрессу

    Требуется также настроить систему отчетности, чтобы получать регулярные обновления о решенных вопросах. Регулярные отчеты и статус-апдейты помогают руководителю отслеживать прогресс работников и определить, находится ли работа в соответствии с планами и ожиданиями.
  • KPI для сотрудника

    Настраивая измерение деятельности предприятия при удаленной работе, необходимо учесть тот факт, что каждый работник имеет свои особенности и роль в фирме. Поэтому требуется установить индивидуальные KPI и ожидания, которые отражают специфику каждого и его вклад в общий план отдела.
  • Ограниченные по сроку

    Ограничение срока предоставляет исполнителям ясное представление о временных рамках для достижения. Это помогает повысить осознанность времени и сфокусировать усилия на конкретных проблемах. Устанавливая четкие сроки, удаленщики становится более организованной и успешной.
Требуя только измеримые ожидания, руководитель создает открытость и объективность в оценке задач исполнителей. Это помогает исполнителям иметь ясное представление о том, что от них ожидается, и стимулирует их достигать конкретных результатов. Кроме того, это также способствует уверенности в работодателе, поскольку каждый исполнитель понимает, что его задания будут оценены на основе реальных выводов.
Например, в у удаленных системных администраторов KITSvc есть свои измеримые цели: скорость ответа на заявку, скорость решения проблемы клиента, количество закрытых заявок и качество отношений с клиентами. Таким образом, мы можем гарантировать высокое качество ИТ аутсорсинга в СПб.

Обеспечение техникой и компьютерами

При удалёнке необходимо предоставлять работникам все необходимые технические средства для эффективной работы. Это включает в себя корпоративные ноутбуки, программное обеспечение, лицензии на видеоконференции, файловые серверы для хранения информации и многое другое.

Например, в у удаленных системных администраторов KITSvc есть свои измеримые цели: скорость ответа на заявку, скорость решения проблемы клиента, количество закрытых заявок и качество отношений с клиентами. Таким образом, мы можем гарантировать высокое качество ИТ аутсорсинга в СПб.

  • Корпоративная техника

    Корпоративный ноутбук представляется нужным инструментом, обеспечивающим команду удаленным доступом к рабочему окружению. Он должен быть снабжен необходимым программным обеспечением, таким как офисные приложения, программы для управления проектами и средства связи.
  • Программы видеоконференции

    Видеоконференции стали основным способом коммуникации при удаленной работе. Предоставление лицензий для видеоконференций позволяет удаленщикам проводить разовые и регулярные онлайн-встречи, обмениваться информацией, демонстрировать презентации, обсуждать проблемы и принимать коллективные решения.
  • Сервер для хранения файлов компании

    Файловый сервер для хранения информации является основой для обмена и совместной работы над файлами. Такой сервер позволяет предприятию взаимодействовать с актуальными версиями документов, синхронизировать изменения и иметь доступ к файлам из любой точки, обеспечивая гибкость и удобство.
  • Защита информации организации

    Защита информации является главным фактором функционирования предприятия. Предоставление программ и механизмов для защиты информации, таких как антивирусное ПО, межсетевые экраны и виртуальные частные сети (VPN), помогает обеспечить безопасность данных и защитить их от утечек или несанкционированного доступа.
Предоставление всех необходимых технических средств для удаленки позволяет сотрудникам быть продуктивным, связанным и защищенными. Организации следует стремиться обеспечить сотрудников всеми нужными ресурсами и поддерживать их в работоспособном состоянии.
Таким образом, команда сможет эффективно выполнять поручения, сотрудничать, обмениваться информацией и достигать общих задач, несмотря на удаленность.

Баланс режима труда и отдыха

При удалёнке очень важно обеспечить баланс между личной жизнью трудящихся и рабочими вопросами.
Это нужно для сохранения их физического и эмоционального благополучия, повышения продуктивности и привлечения их в процессы компании на долгосрочной основе.
  • Качественный перерыв

    Главным аспектом поддержания баланса - предоставление времени для перерыва. Работникам нужна возможность отдыхать, расслабляться и заниматься своими личными делами в течение дня. Для этого можно предусмотреть регламентированные перерывы, когда исполнители могут отойти от компьютера, растянуться, сделать физические упражнения или просто отдохнуть.
  • Соблюдение графика

    Соблюдение графика труда и отдыха является еще одним актуальным аспектом баланса. Сотрудники должны иметь определенные рабочие часы, которые позволяют им структурировать свой день, планировать время и знать, когда они отдыхают и занимаются личными делами. Важно предоставить график заранее и придерживаться его, чтобы работники чувствовали себя организованными и могли планировать свое время соответственно.
  • Работа только в рабочее время

    Также следует запретить выполнение задачи и общение сверх графика. Производственные проблемы обязаны оставаться в рамках рабочего времени, а после его окончания исполнители должны иметь право отключиться от трудовых обязанностей и заниматься своими личными делами. Постоянное вовлечение в задачи во внерабочее время создает перегрузку и затрудняет возможность отдыха и восстановления сил.
Создание культуры, признающей важность баланса между трудом и отдыхом, поможет трудящимся чувствовать себя ценными и заботиться о своем благополучии. Руководители и менеджеры должны примерять этот подход, устанавливая ясные ожидания в отношении баланса труда и отдыха, и обеспечивать необходимую поддержку, чтобы исполнители могли успешно сочетать свои профессиональные и личные обязанности.
Баланс между трудом и отдыхом при удаленке является фундаментальным для ведения здоровой и продуктивной жизни. Предоставление времени для перерывов, соблюдение графика труда и запрет работы за ее пределами помогут работникам сохранять эмоциональную стабильность, повышать качество решенных вопросов и достигать лучших результатов.

Лидерство и ответственность

При удаленке лидерство и обязательность играют особенно главную роль на уровне каждой команды и каждого исполнителя. В отсутствие физического присутствия в офисе необходимо обеспечить эффективное взаимодействие и достижение поставленных целей.

Лидерство требует от руководителей ясного видения и коммуникации. Лидеры должны устанавливать понятные задания и ожидания, и объяснять, как их достичь. Им следует быть активными в коммуникации, обеспечивать доступность и создавать возможности для общения и обратной связи. Руководители также обязаны быть готовы оказать помощь и содействие исполнителям с задачами и преодолении препятствий.

Серьезность, как для лидеров, так и для сотрудников, также играет важную роль в функционировании предприятия. Все работники обязаны быть ответственными за качество выполнения своих обязанностей, соблюдать сроки и выполнять свои обязанности по максимуму. Это включает планирование своего времени, выстраивание работы и демонстрацию результативности. Каждый работник ответственен понимать, что его вклад значим для успешного функционирования организации и достижения общих планов.
Каждый представить компании также несет ответственность за свое персональное развитие и мотивацию. Удаленная работа требует самодисциплины и умения управлять своим временем. Все должны быть проактивными, инициативными и готовыми к самообучению. Это включает развитие навыков виртуального сотрудничества, использование соответствующих инструментов и ресурсов для выполнения поручений.

В целом, лидерство и взаимоответственность - ключевые факторы успеха при удаленке. Правильное лидерство обеспечивает эффективное управление и мотивацию команды, а ответственность каждого трудящегося способствует высокой производительности и достижению поставленных задач.

Лидерство самого руководителя компании зависит не только от деятельности его предприятия, но также и от того, готов ли он передать часть вопросов на аутсорсинг, сократив затраты на персонал и освободив время на решение бизнес-задач, открытие новых направлений бизнеса и так далее? Оцените стоимость удаленного абонентского обслуживания компьютеров с зарплатой вашего ИТ отдела и, возможно, вы задумаетесь над уменьшением затрат и увеличением прибыли фирмы.

Не пропускайте новые статьи в нашем блоге.
Подписывайтесь на рассылку!
Ⓒ KITSvc, 2018-2024, Санкт-Петербург
Меню
Услуги
Контакты
Интеллект в технологиях
- искренность в решениях
Информация на сайте kitsvc.ru носит исключительно ознакомительный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями Статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Любое использование либо копирование материалов или подборки материалов сайта, элементов дизайна и оформления допускается лишь с письменного разрешения правообладателя и только со ссылкой на источник: www.kitsvc.ru.